- A.DASAR HUKUM
1. Keputusan Presiden RI Nomor 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara
2. Instruksi Presiden Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2005 tentang erjalanan Dinas ke Luar Negeri - 3. Surat Edaran Menteri Sekretaris Negara Nomor B-32/M.Sesneg/SetmEn/07/2007 tanggal 4 Juli 2007 tentang Perjalanan Dinas ke Luar Negeri.
B. KETENTUAN UMUM
1. Perjalanan dinas luar negeri terlebih dahulu memerlukan izin Presiden atau pejabat yang ditunjuk
2. Izin Presiden atau pejabat yang ditunjuk diterbitkan melalui Sekretariat Negara
3. Permohonan izin Perjalanan dinas ke luar negeri sebagaimana dimaksud, diajukan paling lambat 1 (satu) minggu sebelum keberangkatan
4. Apabila sampai dengan tanggal keberangkatan yang diusulkan belum mendapat persetujuan tertulis dari Presiden atau pejabat yang ditunjuk, berarti pejabat yang bersangkutan tidak diizinkan melakukan Perjalanan dinas ke luar negeri
5. Rombongan yang ikut dalam perjalanan dinas ke luar negeri diupayakan dalam jumlah yang sangat terbatas dan hanya yang bidang tugasnya sangat terkait dengan substansi yang akan dibahas
6. Perjalanan dinas untuk menghadiri seminar, lokakarya, simposium, konferensi dan melaksanakan peninjauan, studi perbandingan serta inspeksi harus dibatasi dengan ketat
7. Pejabat yang berwenang wajib membatasi pelaksanaan Perjalanan dinas untuk hal-hal yang mempunyai prioritas tinggi dan penting dengan mengurangi frekuensi, jumlah orang dan lamanya penugasan, serta dilakukan sepanjang tugas yang bersangkutan di dalam negeri tidak ada yang mendesak, dan dengan memperhatikan efisiensi APBN
8. Perjalanan dinas dilaksanakan dengan mengutamakan perusahaan penerbangan nasional atau perusahaan pengangkutan nasional lainnya
9. Clearance dari Departemen Luar Negeri untuk Perjalanan dinas ke negara yang tidak memiliki hubungan diplomatik dengan Indonesia
10. Pejabat/pegawai yang telah melakukan perjalanan dinas luar negeri wajib membuat laporan tertulis yang disampaikan selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari sejak kedatangannya di Indonesia kepada:
1. Presiden dengan tembusan kepada Menteri Sekretaris Negara untuk perjalanan dinas luar negeri yang dilakukan oleh Menteri, Ketua dan Anggota Lembaga Negara, Ketua/Kepala Lembaga Pemerintah Non Departemen serta Gubernur
2. Menteri terkait atau Ketua/Kepala LPND dan Sekretaris Menteri Sekretaris Negara dengan tembusan kepada Kepala Biro KTLN, Sekretariat Negara, untuk perjalanan dinas luar negeri yang dilakukan oleh pejabat Eselon I atau yang setingkat, Bupati/Walikota, Ketua dan anggota DPRD Provinsi maupun Kabupaten/Kota
3. Atasan langsung dan Kepala Biro KTLN Sekretariat Negara untuk perjalanan dinas luar negeri yang dilakukan oleh Pejabat Eselon II, III dan IV atau yang setingkat, Pejabat Fungsional, dan Pegawai Non Eselon.b.
11. Laporan perjalanan dinas ke luar negeri yang telah dilaksanakan menjadi salah satu syarat untuk mengajukan permohonan persetujuan/ijin pemerintah, apabila pejabat atau pegawai yang bersangkutan akan melakukan perjalanan dinas ke luar negeri berikutnya.
C. PROSEDUR PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI
1. Instansi Pemerintah mengajukan surat permohonan persetujuan yang ditujukan kepada:
1. a. Presiden dengan tembusan kepada Menteri Sekretaris Negara, untuk perjalanan dinas luar negeri yang dilakukan oleh Menteri, Ketua dan anggota Lembaga Negara, Ketua/Kepala LPND dan Gubernur. Surat permohonan persetujuan ditandatangani oleh Menteri atau Ketua Lembaga Negara. Khusus bagi Gubernur permohonan ijin/persetujuan diajukan oleh Menteri Dalam Negeri
b. Menteri Sekretaris Negara u.p. Sekretaris Menteri Sekretaris Negara, untuk perjalanan dinas luar negeri yang dilakukan oleh pejabat Eselon I atau yang setingkat. Surat permohonan ijin/persetujuan ditandatangani oleh pejabat eselon I atau setingkat yang ditunjuk oleh instansinya
c. Sekretaris Menteri Sekretaris Negara u.p. Kepala Biro KTLN, untuk perjalanan dinas luar negeri yang dilakukan oleh Pejabat Eselon II, III dan IV atau yang setingkat, Pejabat Fungsional, dan Pegawai Non Eselon. Surat permohonan ijin/persetujuan ditandatangani oleh pejabat eselon I atau setingkat yang ditunjuk oleh instansinya.
2. Surat permohonan dimaksud memuat:
1. a. Nama dan jabatan
b. NIP atau nomor identitas yang disetarakan
c. Tujuan kegiatan perjalanan dinas luar negeri
d. Kota dan/atau negara yang dituju
e. Jangka waktu penugasan
f. Sumber pembiayaan.
3. Selain surat permohonan, pengajuan permohonan persetujuan perjalanan dinas luar negeri juga harus dilengkapi dengan:
1. a. Dokumen/surat yang menerangkan sumber pembiayaan, antara lain DIPA, surat dari sponsor, kontrak/perjanjian/MoU, atau surat pernyataan biaya sendiri yang ditandatangani di atas materai.
2. b. Surat undangan dari mitra kerjasama di luar negeri atau surat konfirmasi dari Kedutaan Besar Republik Indonesia di Negara yang dituju dan/atau surat dari pihak luar negeri
c. Jadwal dan agenda kegiatan di luar negeri
d. Penjelasan mengenai relevansi, urgensi/alasan perjalanan dan rincian programnya dengan menyertakan undangan, konfirmasi, term of reference, dan dokumen yang berkaitan
e. Izin tertulis dari instansi yang bersangkutan apabila seorang pejabat diajukan instansi lain
f. Rekomendasi dari Departemen Dalam Negeri atau Instansi Pemerintah tingkat pusat bagi perjalanan dinas pejabat/pegawai pemerintah daerah
g. Kertas posisi dan/atau draft record of discussion/agreed minutes, apabila perjalanan luar negeri tersebut dalam rangka menghadiri pertemuan/sidang internasional
h. Brosur atau sejenisnya yang memberikan gambaran umum mengenai kegiatan promosi/pameran, apabila perjalanan luar negeri tersebut dalam rangka mengikuti promosi/pameran;
i. Draft perjanjian internasional, apabila perjalanan luar negeri tersebut dalam rangka melakukan pembahasan/penandatanganan perjanjian internasional dilakukan dalam rangka kerjasama teknik
4. Sekretariat Negara melakukan penelitian terhadap dokumen yang disampaikan instansi pemerintah. Dalam hal Sekretariat Negara menyetujui, akan diterbitkan Surat Persetujuan Pemerintah untuk melakukan perjalanan dinas ke luar negeri yang memuat :
1. Kewajiban untuk menghubungi dan menyampaikan maksud kedatangan kepada Kedutaan Besar RI/Perwakilan RI di negara yang dituju
2. Kewajiban untuk menyampaikan laporan setelah selesai melakukan perjalanan dinas luar negeri
3. Apabila biaya transportasi berasal dari APBN/APBD, diatur pula keharusan untuk menggunakan perusahaan penerbangan nasional, sepanjang jalurnya memungkinkan
4. Ketentuan bahwa pembiayaan ke luar negeri dengan biaya dari perusahaan swasta hendaknya tidak menimbulkan ikatan apapun terhadap Pemerintah
a. Nama, NIP atau nomor identitas yang disetarakan, dan jabatan
b. Tujuan kegiatan perjalanan dinas luar negeri
b. Tujuan kegiatan perjalanan dinas luar negeri
c. Kota dan/atau negara yang dituju
d. Jangka waktu penugasan
e. Sumber pembiayaan
e. Sumber pembiayaan
